DPIA voor Planningsagenda

Planningsagenda is een platform voor praktijkvoering dat planning combineert met cliënt- of patiëntregistratie. Omdat binnen deze software afspraken, dossiers, documenten en mogelijk medische gegevens worden verwerkt, is het belangrijk om privacyrisico’s vooraf goed in kaart te brengen. Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) helpt organisaties om deze risico’s te beoordelen en passende maatregelen te treffen.

Verwerking van persoonsgegevens binnen Planningsagenda

Bij het gebruik van Planningsagenda kunnen verschillende persoonsgegevens worden verwerkt, zoals naam, contactgegevens, afspraakgegevens, dossierinformatie en documenten van cliënten of patiënten. Op basis van de functionaliteiten op de website kan het in de praktijk ook gaan om gevoelige of medische gegevens, bijvoorbeeld bij labuitslagen, online consulten en medische dataopslag.

Waarom een DPIA belangrijk is bij gebruik van Planningsagenda

Een DPIA brengt in kaart welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn en welke risico’s daarbij ontstaan. Dat is extra relevant wanneer software wordt gebruikt voor cliënt- of patiëntbegeleiding, praktijkplanning en medische of privacygevoelige gegevens. Met een DPIA wordt duidelijk welke maatregelen nodig zijn op het gebied van beveiliging, autorisaties, bewaartermijnen en verantwoord gebruik.

Centrale DPIA en lokale DPIA

Een centrale DPIA beschrijft de algemene privacyrisico’s en maatregelen rondom het gebruik van Planningsagenda. Organisaties blijven echter zelf verantwoordelijk voor een lokale DPIA. In deze lokale DPIA wordt beoordeeld hoe Planningsagenda binnen de eigen praktijk of organisatie is ingericht, welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt en welke aanvullende maatregelen nodig zijn.

Belangrijke aandachtspunten bij gebruik van Planningsagenda

Bij het gebruik van Planningsagenda is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over toegang tot cliënt- en patiëntgegevens, rollen en rechten, beveiliging van documenten, online consulten, koppelingen met andere systemen en het gebruik van herinneringen en notificaties. Ook moet worden beoordeeld welke medewerkers toegang nodig hebben tot welke gegevens en hoe logging, controle en beheer zijn ingericht.

Een DPIA uitvoeren voor Planningsagenda

Bij het uitvoeren van een DPIA wordt eerst beschreven hoe Planningsagenda binnen de organisatie wordt gebruikt. Vervolgens worden de verwerkte persoonsgegevens, mogelijke privacyrisico’s en bestaande maatregelen in kaart gebracht. Op basis daarvan kan worden bepaald welke aanvullende maatregelen nodig zijn en welke resterende risico’s acceptabel zijn.

DPIA vastleggen en documenteren

Een DPIA moet schriftelijk worden vastgelegd als onderdeel van het AVG- en informatiebeveiligingsdossier van de organisatie. Het rapport kan worden opgeslagen als Word-document of PDF, zodat het eenvoudig kan worden gedeeld met interne verantwoordelijken, auditors of toezichthouders.

Start met uw DPIA voor Planningsagenda

Wilt u snel en gestructureerd een DPIA uitvoeren voor Planningsagenda? Met EasyDPIA® werkt u vanuit een grotendeels vooringevuld DPIA-model waarin risico’s, maatregelen en besluiten overzichtelijk kunnen worden vastgelegd. Vraag een gratis proeflicentie aan en start direct met uw DPIA.