DPIA voor ZIG

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren op ZIG is belangrijk om privacyrisico’s bij de verwerking van persoonsgegevens van woningzoekenden en huurders tijdig te identificeren en te beheersen.

ZIG is bij veel woningcorporaties het primaire systeem voor woonruimteverdeling en klantbeheer. Organisaties gebruiken ZIG onder andere voor de inschrijving van woningzoekenden, matching van vraag en aanbod, urgentie- en wachtlijstbeheer, het klantportaal (VerhuurOffice/NieuwbouwOffice) en de huurdersadministratie. Binnen deze processen worden op grote schaal persoonsgegevens verwerkt van woningzoekenden en huurders.

Waarom een DPIA uitvoeren op ZIG?

Een DPIA is verplicht volgens de AVG wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op een manier waarbij sprake kan zijn van verhoogde privacyrisico’s. Binnen ZIG worden vaak NAW-gegevens, inkomens- en gezinssamenstelling, urgentiedocumentatie en soms bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Afhankelijk van het gebruik kunnen hier privacygevoelige gegevens tussen zitten.

Hoe een DPIA uitvoeren op ZIG?

Beschrijf onder andere welke gegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn, wie toegang heeft en welke beveiligingsmaatregelen zijn ingericht:

1. Welke gegevens worden verwerkt? Persoonsgegevens van woningzoekenden en huurders zoals naam, adresgegevens, contactgegevens, inkomens- en gezinssamenstelling, urgentiedocumentatie en gegevens uit het klantportaal.
2. Doel van de verwerking: bijvoorbeeld inschrijving en matching, wachtlijstbeheer, urgentietoewijzing, klantcommunicatie via VerhuurOffice/NieuwbouwOffice of huurdersadministratie.
3. Bewaartermijnen: hoe lang worden inschrijvingen, matchinggegevens, urgentiedossiers en klantportaalgegevens opgeslagen en waarom?
4. Ontvangers van gegevens: welke medewerkers, beheerders of externe partijen (bijvoorbeeld gemeenten bij urgentietoewijzing) hebben toegang tot informatie binnen ZIG?

Beoordeel vervolgens binnen de DPIA welke privacyrisico’s samenhangen met het gebruik van ZIG, of persoonsgegevens voldoende worden beschermd en of aanvullende maatregelen nodig zijn om risico’s verder te beperken.

Lastig om te starten met de DPIA op ZIG? Alle bovenstaande onderwerpen hebben wij in EasyDPIA® al voor u vooringevuld in het DPIA-model voor ZIG.

EasyDPIA® is software waarmee woningcorporaties eenvoudig en gestructureerd een DPIA uitvoeren op applicaties zoals ZIG. Meer dan 80% van het model is al ingevuld zodat u sneller kunt beoordelen welke risico’s aanwezig zijn en welke maatregelen nodig zijn.

Controleer de bestaande verwerking, nodig uw privacy officer of FG uit om mee te kijken, leg maatregelen vast en genereer eenvoudig een compleet DPIA-rapport voor uw organisatie.

Start nu uw gratis proeflicentie en begin vandaag nog met de DPIA op ZIG