DPIA voor VO Quick Screener (VOQS)

VO Quick Screener (VOQS) is een digitale signaleringstool die scholen helpt bij het herkennen van cognitief sterke leerlingen in het voortgezet onderwijs en mbo. Omdat bij het gebruik van VOQS persoonsgegevens van leerlingen worden verwerkt, is het belangrijk om de privacyrisico’s goed in kaart te brengen. Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) helpt onderwijsorganisaties om deze risico’s te beoordelen en passende maatregelen te nemen.

Verwerking van persoonsgegevens binnen VOQS

Bij het gebruik van VOQS worden verschillende leerlinggegevens verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan naam, geboortedatum, geslacht, leerjaar en schoolniveau. Daarnaast worden antwoorden en resultaten van de screener verwerkt om inzicht te geven in cognitieve prestaties en om leerlingen te vergelijken met leeftijdsgenoten of leerlingen binnen hetzelfde onderwijsniveau.

Waarom een DPIA belangrijk is bij gebruik van VOQS

Een DPIA brengt in kaart welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn en welke privacyrisico’s kunnen ontstaan. Door deze analyse vooraf uit te voeren, kunnen scholen passende maatregelen nemen op het gebied van beveiliging, toegangsbeheer en gegevensverwerking. Daarmee wordt voorkomen dat persoonsgegevens onnodig worden verwerkt of onvoldoende beschermd zijn.

Centrale DPIA en lokale DPIA

Bij digitale onderwijsproducten wordt vaak eerst een centrale DPIA opgesteld waarin de algemene risico’s en maatregelen rondom het product worden beschreven. Voor schoolbesturen blijft het echter noodzakelijk om een lokale DPIA uit te voeren. In deze lokale DPIA wordt beoordeeld hoe VOQS binnen de eigen organisatie wordt gebruikt en welke aanvullende maatregelen nodig zijn.

Belangrijke aandachtspunten bij gebruik van VOQS

Bij het gebruik van VOQS is het belangrijk dat scholen duidelijke afspraken maken over de verwerking van leerlinggegevens. Dit kan onder andere gaan over het beperken van toegang tot resultaten, het vastleggen van rollen en autorisaties, het informeren van leerlingen en ouders en het goed beveiligen van systemen waarin gegevens worden opgeslagen.

Een DPIA uitvoeren voor VOQS

Bij het uitvoeren van een DPIA wordt eerst beschreven hoe VOQS binnen de organisatie wordt ingezet. Vervolgens worden de verwerkte persoonsgegevens, mogelijke privacyrisico’s en bestaande maatregelen in kaart gebracht. Op basis hiervan kan worden bepaald welke aanvullende maatregelen nodig zijn en welke resterende risico’s acceptabel zijn.

DPIA vastleggen en documenteren

Een DPIA moet schriftelijk worden vastgelegd als onderdeel van het AVG- en informatiebeveiligingsdossier van de organisatie. Het rapport kan worden opgeslagen als Word-document of PDF, zodat het eenvoudig kan worden gedeeld met interne verantwoordelijken, auditors of toezichthouders.

Start met uw DPIA voor VOQS

Wilt u snel en gestructureerd een DPIA uitvoeren voor VO Quick Screener (VOQS)? Met EasyDPIA® werkt u vanuit een grotendeels vooringevuld DPIA-model waarin risico’s, maatregelen en besluiten overzichtelijk kunnen worden vastgelegd. Vraag een gratis proeflicentie aan en start direct met uw DPIA.