DPIA voor TOPdesk

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren op TOPdesk is belangrijk om privacyrisico’s bij de verwerking van persoonsgegevens binnen serviceprocessen tijdig te identificeren en te beheersen.

TOPdesk is een service management platform waarin organisaties processen beheren zoals IT-servicedesk, incidentmanagement, asset management, facilitaire meldingen en interne workflows. Binnen deze processen worden regelmatig persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of andere betrokkenen.

Waarom een DPIA uitvoeren op TOPdesk?
Een DPIA is verplicht volgens de AVG wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op een manier waarbij sprake kan zijn van verhoogde privacyrisico’s. Binnen TOPdesk worden vaak tickets, meldingen, contactgegevens, interne communicatie en logging verwerkt. Afhankelijk van het gebruik kunnen hier privacygevoelige gegevens tussen zitten.

Hoe een DPIA uitvoeren op TOPdesk?
Beschrijf onder andere welke gegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn, wie toegang heeft en welke beveiligingsmaatregelen zijn ingericht:

1. Welke gegevens worden verwerkt?: persoonsgegevens van medewerkers, klanten of gebruikers zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdelingsgegevens, meldingen, interne notities en loggegevens.

2. Doel van de verwerking: bijvoorbeeld incidentmanagement, IT-support, facilitaire dienstverlening, gebruikersbeheer of workflowautomatisering.

3. Bewaartermijnen: hoe lang worden tickets, meldingen, gebruikersgegevens en loggegevens opgeslagen en waarom?

4. Ontvangers van gegevens: welke medewerkers, beheerders of externe partijen hebben toegang tot informatie binnen TOPdesk?

Beoordeel vervolgens binnen de DPIA welke privacyrisico’s samenhangen met het gebruik van TOPdesk, of persoonsgegevens voldoende worden beschermd en of aanvullende maatregelen nodig zijn om risico’s verder te beperken.

Lastig om te starten met de DPIA op TOPdesk? Alle bovenstaande onderwerpen hebben wij in EasyDPIA® al voor u vooringevuld in het DPIA-model voor TOPdesk.

EasyDPIA® is software waarmee organisaties eenvoudig en gestructureerd een DPIA uitvoeren op applicaties zoals TOPdesk. Meer dan 80% van het model is al ingevuld zodat u sneller kunt beoordelen welke risico’s aanwezig zijn en welke maatregelen nodig zijn.

Controleer de bestaande verwerking, nodig uw privacy officer of FG uit om mee te kijken, leg maatregelen vast en genereer eenvoudig een compleet DPIA-rapport voor uw organisatie.

Start nu uw gratis proeflicentie en begin vandaag nog met de DPIA op TOPdesk